Einladungen versenden: Das richtige Timing

Der Zeitpunkt, zu dem ihr eure Hochzeitseinladungen verschickt, hat direkten Einfluss auf eure Ruecklaufquote. Verschickt ihr zu frueh, vergessen Gaeste den Termin oder koennen noch keine verbindliche Zusage geben. Verschickt ihr zu spaet, haben viele bereits andere Plaene gemacht. Das perfekte Timing haengt von mehreren Faktoren ab.

Save-the-Date-Karten: 8-12 Monate vorher

Save-the-Dates sind besonders wichtig, wenn ihr in der Hochzeitssaison (Mai bis September) heiratet, viele auswaertige Gaeste habt oder an einem besonderen Ort feiert. Sie muessen noch keine Details enthalten - nur Datum, Namen und einen Hinweis, dass die offizielle Einladung folgt. So koennen sich Gaeste den Termin freihalten, ohne dass ihr bereits alle Planungsdetails finalisiert haben muesst.

Offizielle Einladungen: 10-12 Wochen vorher

Die eigentlichen Einladungen solltet ihr 10-12 Wochen vor der Hochzeit verschicken. Das gibt Gaesten genuegend Zeit zum Planen, aber der Termin liegt nah genug, dass sie verbindlich zusagen koennen. Fuer Hochzeiten an Feiertagen oder in der Ferienzeit plant 2-3 Wochen mehr ein.

Internationale Gaeste: Mehr Vorlauf einplanen

Gaeste aus dem Ausland brauchen mehr Zeit fuer Visa-Antraege, Flugbuchungen und Urlaubsplanung. Schickt ihnen die Einladung mindestens 4 Monate im Voraus und informiert sie noch frueher ueber das Datum.

Die RSVP-Deadline richtig setzen

Die RSVP-Frist ist einer der wichtigsten Termine in eurer Hochzeitsplanung. Sie muss frueh genug sein, damit ihr alle nachfolgenden Aufgaben erledigen koennt, aber nicht so frueh, dass Gaeste sie vergessen oder noch unsicher sind.

Die goldene Regel: 4-6 Wochen vor der Hochzeit

Setzt eure RSVP-Deadline auf 4-6 Wochen vor dem Hochzeitstag. Das gibt euch genuegend Puffer fuer:

• Nachhaken bei Nicht-Antwortern: 1-2 Wochen Zeit, um fehlende Antworten einzuholen
• Finale Gaestezahl an Caterer: Die meisten Caterer benoetigen 2-3 Wochen Vorlauf
• Sitzplan erstellen: Mit finaler Gaesteliste und Menuewahl
• Tischkarten und Namenskarten: Erst nach finaler Sitzordnung
• B-Listen-Gaeste einladen: Falls ihr eine Nachrueeckliste habt

Deadline klar kommunizieren

Formuliert die Deadline unmissverstaendlich auf eurer Einladung: "Wir bitten um Rueckmeldung bis zum 15. Mai 2025". Vage Formulierungen wie "moeglichst bald" oder "in den naechsten Wochen" fuehren zu verspaeteten Antworten.

Diplomatisch nachhaken bei Nicht-Antwortern

Egal wie deutlich ihr die Deadline kommuniziert: Es wird immer Gaeste geben, die nicht rechtzeitig antworten. Das ist frustrierend, aber normal. Etwa 15-20% der Gaeste reagieren erfahrungsgemaess nicht auf die erste Einladung. Wichtig ist, dass ihr systematisch und freundlich nachhakt.

Schritt 1: Freundliche Erinnerung (1-3 Tage nach Deadline)

Schickt eine kurze, freundliche Nachricht per E-Mail, WhatsApp oder Telefon. Formuliert positiv und ohne Vorwuerfe: "Hallo [Name], wir sind gerade dabei, die letzten Details fuer unsere Hochzeit zu planen. Wir wuerden uns sehr freuen, wenn du uns kurz Bescheid geben koenntest, ob du dabei sein kannst!"

Schritt 2: Direkter Kontakt (5-7 Tage nach Deadline)

Wenn auf die freundliche Erinnerung keine Reaktion kommt, ist ein Anruf der naechste Schritt. Ein persoenliches Gespraech klaert Missverstaendnisse schneller als geschriebene Nachrichten. Manche Menschen vergessen einfach zu antworten und sind dankbar fuer die Erinnerung.

Schritt 3: Letzte Chance (10 Tage nach Deadline)

Wer nach einer persoenlichen Nachricht und einem Anruf nicht reagiert, muss als Absage gewertet werden. Ihr koennt eine letzte Nachricht schicken: "Da wir bis jetzt keine Rueckmeldung von dir erhalten haben, gehen wir davon aus, dass du leider nicht kommen kannst. Falls sich das aendert, melde dich bitte umgehend bei uns."

Plus-Ones richtig handhaben

Die Frage der Begleitpersonen sorgt bei vielen Paaren fuer Kopfzerbrechen. Wer bekommt ein Plus-One? Wie kommuniziert man das auf der Einladung? Und was tun, wenn jemand unangekuendigt Begleitung mitbringt?

Klare Regeln von Anfang an

Entscheidet frueh, welche Gaeste eine Begleitung mitbringen duerfen. Gaengige Ansaetze sind:

• Alle Gaeste: Jeder darf eine Begleitung mitbringen
• Nur Partner: Nur feste Partner, Verlobte oder Ehepartner
• Nur lanjaehrige Partner: Nur Beziehungen, die laenger als X Monate bestehen
• Selektiv: Einzelfallentscheidungen (kompliziert zu kommunizieren)

Eindeutige Kommunikation auf der Einladung

Die Einladung sollte unmissverstaendlich sein. Schreibt entweder "[Name] und Begleitung" oder nur "[Name]". Vage Formulierungen wie "und Familie" fuehren zu Missverstaendnissen. Wenn jemand keine Begleitung mitbringen soll, schreibt nur seinen Namen auf die Einladung.

Mit unangekuendigter Begleitung umgehen

Es kommt vor, dass Gaeste im RSVP ueberraschend eine Begleitung ankuendigen, obwohl sie keine Begleitung eingeladen haben. Hier hilft nur hoefliche Klarheit: "Lieber [Name], aufgrund der begrenzten Plaetzezahl koennen wir leider keine zusaetzlichen Gaeste aufnehmen. Wir hoffen auf dein Verstaendnis."

Ernaehrungswuensche und Allergien erfassen

Die Erfassung von Ernaehrungswuenschen ist nicht nur Service am Gast, sondern auch wichtig fuer die Zusammenarbeit mit eurem Caterer. Je praeziser ihr diese Informationen sammelt, desto besser kann das Kuechen-Team planen.

Standardoptionen anbieten

Bietet auf eurer RSVP-Karte oder -Website klare Menuewahl-Optionen an. Die gaengigsten sind:

• Fleisch: Standard-Option (Rind, Gefluegel etc.)
• Fisch: Alternative fuer Nicht-Fleischesser
• Vegetarisch: Ohne Fleisch und Fisch
• Vegan: Ohne tierische Produkte

Allergien und Unvertraeglichkeiten separat abfragen

Neben der Menuewahl solltet ihr ein Freitextfeld fuer Allergien und Unvertraeglichkeiten anbieten. Haeufige Allergien sind: Nuesse, Gluten, Laktose, Schalentiere, Soja. Ein einfaches "Bitte teilt uns Allergien oder Unvertraeglichkeiten mit" reicht aus.

Kindermenues nicht vergessen

Falls Kinder auf eurer Hochzeit dabei sind, fragt nach, ob sie das normale Menue oder ein spezielles Kindermenue bekommen sollen. Viele Caterer bieten reduzierte Kinderportionen zu guenstigeren Preisen an.

Finale Abstimmung mit dem Caterer

Nach Ablauf der RSVP-Frist (und euren Nachhak-Aktionen) ist es Zeit, die finalen Zahlen an euren Caterer zu uebermitteln. Diese Kommunikation ist entscheidend fuer einen reibungslosen Ablauf am Hochzeitstag.

Was der Caterer von euch braucht

• Gesamtanzahl Gaeste: Inklusive Brautpaar, Trauzeugen, Kinderzahl
• Menuewahl-Verteilung: Wie viele Fleisch, Fisch, Vegetarisch, Vegan
• Allergien im Detail: Welche Gaeste haben welche Einschraenkungen
• Kindermenues: Anzahl und gegebenenfalls besondere Wuensche
• Dienstleister-Verpflegung: Sollen DJ, Fotograf etc. mitessen?

Puffer einplanen

Erfahrene Hochzeitsplaner empfehlen, beim Caterer 2-5 zusaetzliche Portionen zu bestellen. Gruende dafuer: Last-Minute-Zusagen, vergessene Begleitpersonen, spontan mitgebrachte Kinder oder ein Dienstleister mehr als geplant. Der Mehraufwand ist minimal, erspart aber potenziellen Stress.

Exportfunktion nutzen

Mit dem RSVP-Tracker oben koennt ihr alle gesammelten Daten uebersichtlich exportieren. Das erleichtert die Kommunikation mit dem Caterer erheblich - statt langer E-Mails schickt ihr einfach die aufbereitete Liste.