Die Grundlagen eines guten Zeitplans

Ein durchdachter Ablaufplan ist das Rückgrat eurer Hochzeit. Er sorgt dafür, dass Fotograf, Caterer, DJ und Trauzeugen wissen, wann sie gebraucht werden – und dass ihr euren Tag genießen könnt, statt ständig auf die Uhr zu schauen.

Der häufigste Fehler: zu wenig Zeit einplanen. Eine Hochzeit läuft nie exakt nach Plan. Gäste kommen zu spät, das Paarshooting dauert länger, die Oma braucht eine Pause. Plant von Anfang an Puffer ein.

Die drei Phasen eures Tages

• Vorbereitung (3-4 Stunden): Getting Ready, Make-up, Anziehen, optionaler First Look
• Zeremonie + Empfang (3-4 Stunden): Trauung, Sektempfang, Fotos
• Feier (5-8 Stunden): Dinner, Reden, Tanz, Party

Baut eure persönliche Timeline

Nutzt unseren Timeline-Builder, um euren Tag zu strukturieren. Wählt die Programmpunkte aus, die ihr einplanen wollt, und ordnet sie per Drag & Drop. Die Gesamtdauer wird automatisch berechnet.

Realistische Zeitpuffer einplanen

Der Timeline-Builder zeigt euch die Mindestzeiten. In der Realität braucht ihr mehr – hier sind die versteckten Zeitfresser:

Getting Ready: +30 Minuten

Irgendetwas geht immer schief. Die Brautjungfer verschläft, der Blumenstrauß muss abgeholt werden, die Schuhe drücken. Plant morgens großzügig.

Transport: Unterschätzt!

Fahrzeiten zwischen Locations sind der Klassiker. Rechnet immer 15 Minuten mehr ein als Google Maps sagt – ihr seid schließlich in Hochzeitskleidung und keine Rennfahrer.

Gruppenfotos: +15 Minuten

Onkel Herbert muss von der Bar geholt werden, die Kinder rennen durchs Bild, jemand hat die Oma vergessen. Gruppenfotos dauern immer länger als gedacht.

Sektempfang: Flexibel halten

Der Sektempfang ist euer Puffer-Programmpunkt. Wenn das Paarshooting länger dauert, unterhalten sich die Gäste einfach weiter. Plant hier eher 90-120 Minuten ein.

Das Team koordinieren

Euer Zeitplan ist nur so gut wie die Menschen, die ihn kennen. Diese Personen brauchen eine detaillierte Version:

Trauzeugen

Sie sind eure rechte Hand. Gebt ihnen den kompletten Plan mit Telefonnummern aller Dienstleister. An eurem Tag sollten sie die Ansprechpartner sein, nicht ihr.

Fotograf/in

Besprecht genau, wann welche Fotos geschossen werden. Der Fotograf muss wissen, wann der Tortenanschnitt ist, wann die Reden kommen, wann das Licht am besten ist.

DJ/Band

Musik-Einsätze müssen sitzen: Einzug, erster Tanz, Brautstraußwurf, Mitternacht. Gebt konkrete Zeiten vor.

Caterer

Das Essen muss rechtzeitig fertig sein. Teilt die geplante Essenszeit mindestens 2 Wochen vorher mit und bestätigt am Tag vorher nochmal.

Location-Manager

Klärt ab, bis wann ihr die Räume nutzen dürft. Nichts ist schlimmer als um Mitternacht rausgeworfen zu werden, weil ihr überzogen habt.

Plan B für typische Probleme

Selbst der beste Plan kann kippen. Hier sind Lösungen für häufige Situationen:

Wetter schlägt um

Outdoor-Trauung im Regen? Habt einen überdachten Backup-Ort. Fotos im Regen können übrigens wunderschön werden – mit den richtigen Schirmen.

Gäste kommen zu spät

Wartet nicht zu lange. Nach 15 Minuten startet die Zeremonie – die Pünktlichen sollten nicht bestraft werden.

Programmpunkt fällt aus

Die Band sagt ab? Habt eine Spotify-Playlist als Backup. Der Redner ist heiser? Lasst jemand anderen kurz sprechen oder überspringt den Punkt.

Zeitplan verschiebt sich massiv

Kürzt den Programmpunkt, der am wenigsten wehtut – meistens die Spiele. Das Essen und der Tanz sind wichtiger.