Die Grundlagen der Gästeliste

Die Gästeliste ist mehr als nur eine Liste mit Namen – sie bestimmt euer Budget, die Location-Größe und die Stimmung eurer Feier. Ein intimes Dinner mit 30 Leuten fühlt sich völlig anders an als eine Party mit 150 Gästen. Beides kann wunderbar sein – aber plant es bewusst.

Die ersten Schritte

1. Budget festlegen: Wie viel könnt ihr ausgeben? Rechnet 100-200€ pro Gast als Richtwert.
2. Maximale Gästezahl berechnen: Budget ÷ Kosten pro Gast = realistische Obergrenze
3. Location-Kapazität prüfen: Passt eure Wunsch-Location zur Gästezahl?
4. Gemeinsam entscheiden: Beide Partner erstellen unabhängig ihre Wunschliste, dann vergleichen.

Systematisch vorgehen

Die Kategorien-Methode

Teilt potentielle Gäste in Kategorien ein:

Kategorie A: Muss dabei sein

• Engste Familie (Eltern, Geschwister, Großeltern)
• Trauzeugen und deren Partner
• Allerbeste Freunde

Diese Gruppe ist nicht verhandelbar. Startet hier.

Kategorie B: Sollte dabei sein

• Weitere Familie (Tanten, Onkel, Cousins)
• Gute Freunde, die ihr regelmäßig seht
• Wichtige Kollegen oder Geschäftspartner

Kategorie C: Wäre schön

• Entfernte Verwandte
• Bekannte, alte Schulfreunde
• Kollegen aus der Abteilung

Die Spalten eurer Liste

Erstellt eine Tabelle mit diesen Infos:

• Name (Vor- und Nachname)
• Kategorie (A/B/C)
• Beziehung (Braut/Bräutigam/Beide)
• Kontaktdaten (E-Mail, Adresse)
• Plus-One (Ja/Nein/Name)
• Kinder (Anzahl, Namen)
• Einladung verschickt (Datum)
• RSVP-Status (Ausstehend/Ja/Nein)
• Menüwahl (Standard/Vegetarisch/Vegan/Allergien)
• Tischzuweisung (später)

Profi-Tipps im Überblick

Blättert durch unsere besten Tipps zur Gästeliste – von Budget über B-Listen bis zu schwierigen Entscheidungen.

Schwierige Situationen meistern

"Müssen wir XY einladen?"

Die goldene Regel: Wenn ihr nicht sicher seid, ob ihr jemanden einladen wollt – ladet ihn nicht ein. Niemand hat ein Recht auf eine Einladung. Das ist EURE Hochzeit.

Eltern wollen mehr Gäste

Ein Klassiker. Lösungsansätze:

• Klare Obergrenze kommunizieren: "Wir haben Platz für 70 Leute, 35 je Seite."
• Wenn Eltern zahlen: Sie bekommen ein Kontingent (z.B. 10 Gäste ihrer Wahl)
• Kompromiss: Eltern-Freunde zum Polterabend statt zur Hochzeit

Geschiedene Eltern

Beide einladen, getrennt platzieren, nicht in dieselbe Rede. Klärt vorher mit beiden, ob sie damit umgehen können. Stresst euch nicht – erwachsene Menschen sollten einen Tag friedlich koexistieren können.

Ex-Partner in der Freundesgruppe

Ladet nur den ein, zu dem ihr aktuell eine Beziehung habt. Wenn beide wichtig sind: Vorwarnen und räumlich trennen.

Kollegen-Dilemma

Entweder niemanden aus der Arbeit oder eine klar definierte Gruppe (nur Team, nur Abteilungsleiter). Nie Einzelne aus einer Gruppe herauspicken.

RSVP-Tracking organisieren

Das System aufsetzen

Nutzt ein Tool statt loser Zettel:

• Google Sheets: Kostenlos, gemeinsam bearbeitbar, von überall zugänglich
• Hochzeits-Apps: Joy, The Knot, Eure Hochzeit – mit integriertem RSVP
• Airtable: Mächtig für komplexe Listen mit Filteroptionen

RSVP-Deadline setzen

3-4 Wochen vor der Hochzeit. Das gibt euch Zeit für:

• Finale Menü-Zahlen an Caterer (meist 2 Wochen vorher fällig)
• Tischplan finalisieren
• Bei Nicht-Antwortern nachhaken
• Eventuell B-Listen-Gäste einladen

Nachhaken – aber wie?

10 Tage nach der Deadline noch keine Antwort? Dann:

1. Freundliche E-Mail/WhatsApp: "Wir planen gerade die Details und würden uns über deine Rückmeldung freuen."
2. 3 Tage später immer noch nichts? Kurzer Anruf.
3. Keine Reaktion = Absage. Traurig, aber ihr braucht Zahlen.