Gästeliste-Basics: So startet ihr richtig

Die Gästeliste ist eine der emotionalsten und schwierigsten Aufgaben der Hochzeitsplanung. Sie beeinflusst Budget, Location, Atmosphäre – und sorgt oft für Diskussionen mit Familien. Mit dem richtigen Ansatz bleibt ihr objektiv und vermeidet Stress.

Die wichtigste Regel: Erstellt die Liste ZUSAMMEN. Jeder Partner bringt eigene Kontakte, Familien und Erwartungen mit. Nur wenn ihr euch einig seid, könnt ihr schwierige Gespräche mit Eltern und Verwandten führen.

Die A-Liste und B-Liste Strategie

Teilt eure potenziellen Gäste in zwei Listen:

• A-Liste: Menschen, die UNBEDINGT dabei sein müssen. Ohne sie wäre die Hochzeit nicht komplett. Engste Familie, beste Freunde, langjährige Wegbegleiter.
• B-Liste: Menschen, die ihr gerne einladen würdet, wenn Platz und Budget es erlauben. Entfernte Verwandte, Arbeitskollegen, Bekannte.

Wenn jemand von der A-Liste absagt, rückt jemand von der B-Liste nach. Wichtig: Die B-Liste bleibt geheim! Niemand möchte wissen, dass er "zweite Wahl" war.

Budget pro Gast realistisch kalkulieren

Jeder zusätzliche Gast kostet Geld. Rechnet mit:

• Catering: 60-150€ pro Person
• Getränke: 30-60€ pro Person
• Anteil Tischdeko: 5-15€ pro Person
• Gastgeschenk: 3-10€ pro Person

Das sind 100-235€ pro Gast! Eine Hochzeit mit 100 statt 80 Gästen kann schnell 2.000-4.000€ mehr kosten. Überlegt genau, ob ihr lieber weniger Gäste einladet und dafür besser feiert.

Die Gästeliste-Checkliste

Arbeitet euch durch die Kategorien – von den ersten Überlegungen bis zur Sitzplanung. Die Liste speichert euren Fortschritt automatisch.

Schwierige Entscheidungen meistern

Die Plus-Eins-Frage

Einer der häufigsten Streitpunkte. Unsere Empfehlung:

• Verheiratete und Verlobte: Immer als Paar einladen, auch wenn ihr den Partner kaum kennt
• Langjährige Beziehungen (1+ Jahr): Als Paar einladen
• Neue oder lockere Beziehungen: Einzeln einladen, außer die Person kennt sonst niemanden
• Singles: Müssen keinen Plus-Eins bekommen, außer sie kennen wirklich niemanden

Wichtig: Seid konsequent! Wenn Cousin A mit neuer Freundin kommen darf, muss das auch für Cousin B gelten.

Kinder: Ja oder Nein?

Es gibt keine richtige Antwort – nur eure Präferenz:

• Pro Kinder: Familiäre Atmosphäre, Omas und Opas freuen sich, kein Babysitter-Stress für Eltern
• Contra Kinder: Ruhigere Atmosphäre, weniger Kosten, Party kann später werden
• Kompromiss: Nur eigene Nichten/Neffen, oder Kinder bis zur Zeremonie

Wenn ihr kinderfrei feiert, kommuniziert es klar auf der Einladung: "Wir freuen uns auf einen Abend nur mit Erwachsenen" – und bietet eventuell Babysitter-Empfehlungen an.

Familiendruck aushalten

„Aber Tante Gerda muss eingeladen werden!" – Kennt ihr solche Sätze? So geht ihr damit um:

• Klare Grenzen: Erklärt höflich, dass Budget und Platz limitiert sind
• Prioritäten kommunizieren: "Uns ist wichtig, nur Menschen einzuladen, zu denen wir eine Beziehung haben"
• Kompromisse anbieten: Eventuell ein separates Kaffeetrinken nach der Hochzeit
• Budget-Argument: "Für jeden zusätzlichen Gast müssten wir woanders sparen"

Am Ende ist es EURE Hochzeit. Höflich, aber bestimmt bleiben.

Arbeitskollegen: Wen einladen?

Arbeitskollegen sind heikel – ihr wollt niemanden verletzen. Optionen:

• Niemanden: Klare Linie, keine Diskussionen
• Nur den Chef + engste Kollegen: 2-3 Personen
• Das ganze Team: Nur bei kleinen Teams sinnvoll
• Nur zur Abendparty: Günstiger Kompromiss

RSVP-Management

Die Timeline für Einladungen

• 6-8 Monate vorher: Save-the-Dates versenden (besonders bei Destination-Hochzeiten)
• 10-12 Wochen vorher: Einladungen versenden
• 3-4 Wochen vorher: RSVP-Deadline
• 2 Wochen vorher: Letzte Erinnerung an Nicht-Antworter
• 1 Woche vorher: Finale Zahl an Caterer

Effektives RSVP-Tracking

Führt eine digitale Liste (Excel, Google Sheets) mit:

• Name(n)
• Einladung versendet (Datum)
• RSVP erhalten (Datum)
• Zu-/Absage
• Menüwahl
• Allergien
• Notizen (z.B. Vegetarier, stillt, im Rollstuhl)

Umgang mit Nicht-Antwortern

Etwa 10-15% antworten nie von selbst. So geht ihr vor:

1. Freundliche Erinnerung: WhatsApp oder Anruf nach der Deadline
2. Direkte Frage: "Hey, wir müssen dem Caterer die finale Zahl geben – können wir mit euch rechnen?"
3. Letzte Frist: Gebt eine klare Deadline und haltet sie ein

Last-Minute Absagen und Änderungen

Es wird immer kurzfristige Änderungen geben. Bleibt flexibel:

• Absagen: Bis 1 Woche vorher meist problemlos beim Caterer meldbar
• Zusagen: Schwieriger – fragt beim Caterer nach Spielraum
• Menüänderungen: Bei Buffet meist egal, bei Menü früh kommunizieren
• Sitzplan: Lasst 1-2 Notfall-Stühle frei (für vergessene Partner, kranke Gäste mit Begleitung)