Dienstleister-Basics: Das müsst ihr wissen

Die richtigen Dienstleister machen den Unterschied zwischen einer guten und einer unvergesslichen Hochzeit. Vom Fotografen, der eure Emotionen einfängt, bis zum DJ, der die Tanzfläche füllt – jeder trägt zum Gesamterlebnis bei. Die Herausforderung: Die besten sind früh ausgebucht.

Die Buchungs-Timeline hängt stark von eurer Region und der Saison ab. In beliebten Hochzeitsgegenden (Toskana-Feeling in Bayern, Küstenlocations an Nord- und Ostsee) sind Top-Dienstleister 18-24 Monate im Voraus ausgebucht. In weniger gefragten Regionen reichen oft 6-9 Monate.

Wie findet man gute Dienstleister?

• Empfehlungen: Fragt frisch Verheiratete im Freundeskreis – persönliche Erfahrungen sind Gold wert
• Hochzeitsmessen: Perfekt für einen ersten Überblick und persönlichen Eindruck
• Instagram: Sucht nach eurer Location + "Hochzeit" – ihr seht direkt die Arbeit lokaler Dienstleister
• Bewertungsportale: Google Reviews, aber auch spezialisierte Plattformen wie Hochzeitsplaza
• Location-Empfehlungen: Viele Locations haben Listen bevorzugter Partner

Das Kennenlern-Gespräch

Bevor ihr bucht, trefft euch persönlich (oder per Video-Call). Achtet auf:

• Chemie: Versteht ihr euch? Fühlt ihr euch wohl?
• Erfahrung: Wie viele Hochzeiten hat er/sie gemacht?
• Stil: Passt die Arbeit zu eurer Vision?
• Verfügbarkeit: Ist er/sie an eurem Datum frei?
• Backup-Plan: Was passiert bei Krankheit?

Die Dienstleister-Checkliste mit Fristen

Tragt eure konkreten Deadlines ein – die Checkliste zeigt euch überfällige Aufgaben in Rot und bald fällige in Orange. So verpasst ihr keine wichtige Buchung oder Absprache.

Verträge & Absicherung

Was muss in jeden Vertrag?

Egal ob Fotograf, DJ oder Caterer – diese Punkte gehören schriftlich festgehalten:

• Datum und Uhrzeiten: Von wann bis wann ist der Dienstleister da?
• Leistungsumfang: Was genau ist inklusive?
• Preis und Zahlungsplan: Gesamtkosten, Anzahlung, Restzahlung
• Überstunden: Was kostet jede weitere Stunde?
• Stornierungsbedingungen: Bis wann könnt ihr kostenlos stornieren?
• Krankheit/Verhinderung: Gibt es einen Backup-Plan/Ersatz?
• Ansprechpartner: Wer ist am Tag der Hochzeit euer Kontakt?

Anzahlungen und Zahlungsziele

Standard-Anzahlungen nach Branche:

• Location: 20-50% bei Buchung, Rest 2-4 Wochen vorher
• Caterer: 30-50% bei Buchung, Rest nach finaler Gästezahl
• Fotograf: 20-30% bei Buchung, Rest am Hochzeitstag oder danach
• DJ/Band: 20-50% bei Buchung, Rest vor der Hochzeit
• Florist: 30-50% bei Buchung, Rest bei Lieferung

Versteckte Kosten aufdecken

Fragt aktiv nach diesen oft vergessenen Kostenpunkten:

• Anfahrtskosten: Besonders bei Dienstleistern aus anderen Städten
• Übernachtung: Bei weiten Anfahrten oft nötig
• Technik: DJ-Equipment, Beleuchtung – inklusive oder extra?
• Mehrwertsteuer: Sind die Preise brutto oder netto?
• Auf-/Abbau: Ist das in der Buchungszeit enthalten?
• Verpflegung: Muss der Fotograf/DJ essen? (Ja, sollte er!)

Hochzeitsversicherung

Für 100-300€ könnt ihr eure Hochzeit gegen Ausfälle versichern:

• Ausfall von Dienstleistern
• Wetterschäden bei Outdoor-Hochzeiten
• Krankheit im engsten Kreis
• Beschädigte Kleidung

Besonders sinnvoll bei: Großem Budget, Destination-Hochzeiten, Outdoor-Events.

Kommunikation & Koordination

Die Dienstleister-Kontaktliste

Erstellt ein Dokument mit allen wichtigen Infos – und teilt es mit Trauzeugen/Koordinatoren:

• Name des Dienstleisters
• Ansprechpartner + Handynummer
• E-Mail-Adresse
• Ankunftszeit am Hochzeitstag
• Kurze Beschreibung der Leistung
• Preis und Zahlungsstatus

Der Ablaufplan für alle

2-4 Wochen vor der Hochzeit sollte jeder Dienstleister einen detaillierten Zeitplan erhalten:

• Timeline: Wann passiert was?
• Locations: Wo findet was statt? (Adressen!)
• Ansprechpartner: Wer koordiniert am Tag?
• Parkplätze: Wo können Dienstleister parken?
• Aufbauzeiten: Wann ist Zugang zur Location?

Am Hochzeitstag: Delegation ist alles

Ihr solltet am Tag selbst NICHT mit Dienstleistern koordinieren müssen. Beauftragt:

• Trauzeugen: Erste Ansprechpartner für Fragen
• Eltern: Können Caterer-Themen übernehmen
• Wedding Planner: Falls vorhanden, übernimmt alles
• Day-of-Coordinator: Günstiger als komplette Planung, nur für den Tag

Trinkgelder und Dank

Trinkgelder sind optional, aber üblich und wertgeschätzt:

• Servicepersonal (Caterer): 10-15% vom Rechnungsbetrag (oft aufgeteilt)
• DJ: 50-100€
• Fotograf: 50-150€ (bei herausragender Arbeit)
• Fahrer: 20-50€
• Friseur/Make-up: 10-20% der Leistung

Bereitet Umschläge vor und beschriftet sie – so vergesst ihr am Tag niemanden!

Nach der Hochzeit

Zeigt eure Wertschätzung:

• Schreibt ehrliche Bewertungen (Google, Instagram, Portale)
• Teilt die Fotos und taggt die Dienstleister
• Empfehlt sie an Freunde weiter
• Schickt ein Dankeskärtchen mit einem Foto eurer Hochzeit